Kärkölän kunta ylläpitää kuvausta hallinnoimistaan tietovarannoista, asiarekisteristä ja asiakirjoista Tiedonhallintalain (906/2019) 28 §:n mukaisesti. Kuvaus tehdään asiakirjajulkisuuden toteuttamiseksi, ja kuvauksesta käytetään nimitystä asiakirjajulkisuuskuvaus. Kärkölän kunta on tiedonhallintalaissa (906/2019) tarkoitettu tiedonhallintayksikkö.
Asiakirjajulkisuuskuvaus kertoo, missä laajuudessa kuntalaisista, palvelujen käyttäjistä ja henkilöstöstä kerätään tietoja kunnan asioita käsiteltäessä tai kunnan palveluja käytettäessä. Asiakirjajulkisuuskuvauksen tarkoitus on palvella kuntalaisia helpottamaan asiakirja- ja tietopyyntöjen tekemistä ja palvella hallinnon avoimuutta. EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (GDPR) mukaan henkilölle on annettava tieto, jos hänen henkilötietojaan kirjataan henkilörekisteriin. Rekisteröidylle on myös kerrottava henkilötietojen käsittelyn tarkoituksesta, tietojen säännönmukaisesta luovuttamisesta sekä rekisteröidyn oikeuksista.
Asiakirjajulkisuuskuvaus on yksi tavoista avustaa kuntalaista kohdistamaan tietopyyntönsä oikealle viranomaiselle. Tietoja voidaan hakea tietovarannon sisältämistä tietojärjestelmistä tai arkistoista tietoaineistojen kuvausten yhteydessä lueteltujen hakutekijöiden perusteella. Tietopyyntöön on yksilöitävä pyydettävät tiedot riittävän tarkasti, jotta voidaan selvittää, mitä asiakirjaa tietopyyntö koskee (Laki viranomaisten toiminnan julkisuudesta (621/1999), 13 §).
Tietopyynnöt toimitetaan ensisijaisesti sähköpostitse osoitteeseen kirjaamo(a)karkola.fi. Asiakirjat tulee lähettää sähköpostin liitteinä. Tietoturvasyistä emme nouda asiakirjoja linkkien kautta (esim. pilvipalvelut, verkkosivut). Tietopyyntöihin voi liittyä materiaali- tai käsittelymaksuja. Kunnan verkkosivuilla on tarkempi ohje tietopyyntöjen tekemiseen.
Kärkölän kunnan toimialat vastaavat omien rekisteriselosteidensa oikeellisuudesta ja ajantasaisuudesta. Asiakirjajulkisuuskuvausta ylläpidetään ja päivitetään jatkuvasti.