Sähköisellä päätöksenteolla tarkoitetaan hallintopäätösten tekemistä tietotekniikkaa hyödyntäen. Tietotekniikka ja erilaiset tietotekniset järjestelmät tukevat päätöksentekoprosesseja. Kuntalaissa säädetään kunnan toimielinten päätöksentekotavoista, ja lain mukaan päätöksenteko on myös mahdollista toteuttaa sähköisesti perinteisten tapojen sijaan. Kunta voi itse päättää siitä, otetaanko sähköisiä kokouksia tai sähköistä päätöksentekomenettelyä käyttöön.
Sähköiseen kokoukseen voi osallistua sähköisen yhteyden välityksellä. Kokous voidaan järjestää joko sähköisessä toimintaympäristössä erillistä kokousjärjestelmää käyttäen tai toteuttaa videoneuvotteluna. Hybridikokoukseksi kutsutaan kokousmuotoa, johon voi osallistua joko fyysisesti läsnä olevana kokouspaikalla tai etäyhteydellä videoneuvottelun avulla.
Sähköinen päätöksentekomenettely tarkoittaa ajasta ja paikasta riippumatonta, suljetussa tietojärjestelmässä tapahtuvaa päätöksentekoa. Sen avulla voidaan tehostaa hallinnon toimia, asioiden valmistelua, sujuvoittaa käsittelyä rutiinipäätösprosesseissa sekä lisätä hallinnon läpinäkyvyyttä. Voidaan myös lisätä osallistumisen mahdollisuuksia, säästää kustannuksia sekä tehostaa ajankäyttöä. Sähköinen päätöksenteko palvelee lisäksi kunnan hallinnossa asioivia, sillä se nopeuttaa asioiden käsittelyä sekä yhdenmukaistaa käsittelyä ja päätöksentekomenettelyä. Voimme tuottaa kuntalaisille ja asiakkaille parempaa palvelua, jolloin asiakastyytyväisyyskin paranee.
Digitalisaation tuomat mahdollisuudet ja toimintatavat kuntahallinnon työssä kehittyvät jatkuvasti. Toimintaympäristön jatkuva muutos ja sähköisen päätöksenteon tuomat hyödyt kannustavat tutustumaan ja ottamaan käyttöön sähköisiä työvälineitä.
Kärkölän kunnassa on valmisteltu sähköisiä kokouskäytäntöjä jo lähes parin vuoden ajan. Sähköistä kokousta otetaan luottamuselimissä käyttöön vaiheittain. Käyttöönottoa on valmisteltu mm. digikannustinrahan avulla, jota Valtiovarainministeriö on myöntänyt Kärkölän ja Iitin kuntien sekä Orimattilan kaupungin yhteiskehittämishankkeelle. Päätöksenteon, kokousten ja tiedonhaun sähköistämisen valmennusohjelman tavoitteena on suunnitella ja tuottaa luottamushenkilöille ja valmistelusta vastaaville viranhaltijoille valmennusta, joka tähtää osaamisen ja käytännön valmiuksien parantamiseen sähköisissä kokousympäristöissä osana kunnan sähköistä hallintoa.
Sähköinen kokous ja sähköinen päätöksentekomenettely edellyttävät myös tietoturvallisuusnäkökulmien huomioimista ja niistä huolehtimista. Digiturvallisuutta ja -osaamista kehitetään ja ylläpidetään Kärkölässä niin ikään hankerahalla. Digiturvalla tulevaan -hankkeen tavoitteena on tuottaa digitaalisen turvallisuuden käsikirja ja siihen liittyvää digiturvavalmennusta luottamushenkilöille luottamustoimen hoitamisen tueksi. Tähän Valtiovarainministeriön rahoittamaan hankkeeseen osallistuvat Kärkölän kunnan lisäksi Heinolan ja Orimattilan kaupungit.
Anne Verras
tietohallintoasiantuntija