Tiedätkö, että vakiintunut kokouskaava rakentaa onnistunutta kokousta?
Tiedätkö, että päätökset rakentuvat yhteisellä keskustelulla ja vuorovaikutuksella kokouksessa?
Kunnallisessa päätöksenteossa asioista päätetään asian kokouskäsittelyssä. Kuntalain luvussa 12 on säädetty päätöksenteko- ja hallintomenettelystä. Laissa ovat säännökset toimielimen päätöksentekotavoista, kokouksen julkisuudesta, johtamisesta ja puheenvuoroista, päätösvaltaisuudesta, äänestämisestä, vaalista, eriävästä mielipiteestä sekä pöytäkirjasta. Lisäksi kuntien hallintosäännöissä ovat kirjaukset muista kokousmenettelyistä.
Luottamushenkilön vahva vaikuttamisen kanava on kokouksiin osallistuminen ja niissä toimiminen. Kokouksissa edetään kokouskaavan ja -kokoustekniikan avulla. Uutta luottamushenkilöä saattaa kokouskäytänteet vieroksuttaa, mutta ne ovat hyvin haltuun otettavissa. Kokoustekniikka luo perustan kokouksen kululle ja työskentelylle.
Puheenjohtajan rooli on johtaa kokousta ja asioiden käsittelyä sekä pitää järjestystä yllä toimielimen kokouksessa. Puheenjohtaja käyttää kokousta johtaessaan tietynlaista korrektia kokouskieltä, joka edistää kokoukseen osallistumista esimerkiksi “todetaan läsnäolijat nimenhuudolla”. Puheenjohtajan ilmaisut “keskustelu alkaa”, “keskustelu päättyy” asian käsittelyn yhteydessä, ovat signaaleja toimielimen jäsenille, missä hetkessä toimitaan milläkin tavalla.
Lyhyesti esitettynä kokoukset toteutuvat vakiintunutta kaavaa noudattaen. Ennen kokousta toimielimen puheenjohtaja esittää kokouskutsun, jossa ilmoitetaan kokouksen aika ja paikka sekä käsiteltävät asiat. Kokouskutsun yhteydessä lähetetään esityslista, jossa on kokouksessa käsiteltävät asiat esittelyteksteineen sekä ehdotukset toimielimen päätöksiksi.
Kokous alkaa kokouksen järjestäytymisellä. Puheenjohtaja selvittää kokouksen laillisuusedellytykset eli onko kokous päätösvaltainen (riittävä määrä toimielimen jäseniä läsnä), toteaa läsnäolijat ja selvittää onko heillä läsnäolo-oikeus sekä onko kokous laillisesti koolle kutsuttu. Järjestäymisen loppuunsaattamiseksi puheenjohtaja toteaa kokouksen laillisesti kokoonkutsutuksi ja päätösvaltaiseksi.
Kokous etenee kokousasioiden ja päätösehdotuksen esittelyllä asia kerrallaan. Asioista päätetään yleensä viranhaltijan esittelyn pohjalta lukuun ottamatta valtuuston kokousta. Valtuuston kokouksessa, johon valmistelun on tehnyt kunnanhallitus, puheenjohtaja esittelee asian valmistellun esityslistan perusteella. Asian ja päätösehdotuksen esittelyn jälkeen on toimielimen jäsenille varattava tilaisuus asiasta keskustelulle. Keskustelun aikana toimielimen jäsenet voivat tehdä päätösehdotuksia tai ehdottaa asian pöydällepanoa tai käsittelyn muuta siirtämistä. Kun asiasta on käyty keskustelua, puheenjohtaja toteaa keskustelun päättyneeksi ja tekee yhteenvedon keskustelusta, mahdollisesti tehdyistä ehdotuksista ja niiden kannattamisista. Jos varsinaisen päätösehdotuksen vastaehdotusta ei ole tehty tai vastaehdotusta ei ole kannatettu, puheenjohtaja toteaa asian päätetyksi yksimielisesti. Muutoin puheenjohtaja tekee ehdotuksen äänestystavasta ja -järjestyksestä tai vaalin toimituksesta, jonka toimielin toteuttaa.
Laissa määritellään puheenjohtajan rooli toimielimen kokouksen järjestyksen vaalijana. Järjestyksen ylläpitoon kuuluu jäsenten kehottaminen asianmukaiseen käyttäytymiseen, jos kokouksessa esiintyisi epäasianmukaista käyttäytymistä. Mikäli kehotus ei ole riittävä ja asiaton käyttäytyminen jatkuisi, on puheenjohtajalla oikeus poistaa toimielimen jäsen kokouksesta. Äärimmäisissä tapauksissa, jos kokouksessa syntyisi epäjärjestys, on puheenjohtajan keskeytettävä tai lopetettava kokous. Laissa edellytetään myös, että toimielimen jäsenen on puheessaan pysyttävä asiassa. Jos puhuja poikkeaa asiasta, puheenjohtajan on kehotettava häntä palaamaan asiaan. Jos puhuja ei noudata kehotusta, puheenjohtaja voi kieltää häntä jatkamasta puhetta. Jos puhuja ilmeisen tarpeettomasti pitkittää puhettaan, puheenjohtaja voi asiasta huomautettuaan kieltää häntä jatkamasta puhettaan.
Kuitenkin yhteisen näkemyksen muodostamiseksi ja päätöksen tekemiseksi, on hyvä käydä asiantuntevaa ja vilkastakin keskustelua käsiteltävästä aiheesta.
Lähteet: Kuntalaki 410/2015, Kuntaliiton verkkopalvelu, Luottamushenkilön käsikirja 2021 Kokoustekniikka ja vuorovaikutus E-L Vaahtio
Seuraava Tiedätkö tämän -artikkeli käsittelee hyvää hallintoa
Tiedätkö tämän -artikkelisarja tekee tutuksi kunta-alan päätöksenteon, sähköisen päätöksenteon ja sähköisen kokouksen lakien näkökulmasta käytännön toteutukseen. Kymmenen artikkelin sarjassa tutustutaan kunnalliseen päätöksentekoon ja kokoustamiseen sekä tarkastellaan päätöksentekoa sähköisessä toimintaympäristössä, pohditaan sähköisen päätöksenteon hyötyjä ja mahdollisuuksia niin kuntalaisille, luottamushenkilöille kuin kuntaorganisaatiollekin sekä tutustutaan sähköisen hallinnon hyviin käytäntöihin. Kirjoittaja Lilli Peltonen työskentelee hankepäällikkönä Kärkölän ja Iitin kuntien sekä Orimattilan kaupungin yhteishankkeessa “Päätöksenteon, kokousten ja tiedonhaun sähköistämisen valmennusohjelmassa” Valmennusohjelmasta voit lukea lisää hankesivuilta.
Artikkelit julkaistaan perjantaiaamuisin yhdeksältä viikosta 14/2021 alkaen ja ovat luettavissa Kärkölän kunnan kotisivujen blogissa.