Tiedätkö, että sähköinen päätöksentekomenettelyllä on mahdollista sujuvoittaa käsittelyä rutiinipäätösprosesseissa?
Tiedätkö, että sähköinen päätöksenteko- ja kokousmenettely lisäävät osallistumisen mahdollisuuksia?
Kaikella kehittämisellä on tarkoitus ja tavoite, niin myös päätöksenteko- ja kokousmenettelyiden sähköistämisellä. Prosessien digitalisoimisessa tavoitteena on kuntalaisen ja asiakkaan palvelun paraneminen sujuvammalla ja mahdollisesti nopeammalla päätöksenteolla. Perustelua on ajatella, että palvelu ja asiakkaiden kokema tyytyväisyys kunnan palveluihin paranevat, kun rutiinipäätösten käsittely nopeutuu sähköisellä päätöksentekomenettelyllä, joka tapahtuu läsnäoloa vaativien kokousten välillä. (Sähköisestä päätöksentekomenettelystä ja kokoustamisesta voi lukea tarkemmin aikaisemmin julkaistuista Tiedätkö tämän -artikkeleista.)
Puhuttaessa sähköisen päätöksenteon eduista ja hyödyistä esimerkkinä yleensä käytetään rakennuslupaprosessin etenemistä. Jos rakennusluvat saadaan käsiteltyä sähköisessä päätöksenteossa, nopeutuu niiden käsittely ja rakennushanke saadaan etenemään sujuvasti. Luottamushenkilöille vapautuu työaikaa kokouksista monimutkaisempien kokonaisuuksien asiasisältöihin tutustumiseen, valmisteluun ja käsittelyyn itse kokouksissa. Asiakkaalle syntyy positiivinen kokemus hallinnosta ja prosessien jouhevuudesta. Kunnan päätettävissä on mihin päätöksiin se halutessaan soveltaa sähköistä päätöksentekomenettelyä.
Tulevaisuuden hallinnollisessa työssä digitaaliset ratkaisut luovat uusia mahdollisuuksia ja menettelytapoja. Osallistumisen mahdollisuudet ovat laajat, viestintä entistäkin ajantasaisempaa sekä kuntalaisia osallistavat menetelmät lisäävät vuorovaikutusta. Etuina ja hyötyinä sähköiselle päätöksentekomenettelylle sekä kokoustamiselle nähdään juurikin lisääntyvät osallistumisen mahdollisuudet. Koska digitaaliset päätösprosessit ovat ajasta ja paikasta riippumattomia, lisäävät ne eri ikäisten ja eri elämänvaiheessa olevien mahdollisuutta osallistua luottamustoimen hoitamiseen. Lisäksi sähköiset kokoukset vähentävät matkustamiseen käytettyä aikaa sekä siihen liittyviä kustannuksia. Erityisesti pitkien välimatkojen kunnissa etäkokouksilla on mahdollista saavuttaa mielekkyyttä luottamustoimen hoitamiseen, kun ainakin osaan kokouksista ei tarvitse matkustaa paikanpäälle. Kustannussäästöjä pohdittaessa tulee huomioida myös kokousmateriaalisen sähköistämisen etu, sillä kokousmateriaalien kopiointi ja postituskustannukset vähenevät. On arvioitu, että sähköisillä kokous- ja päätöksentekomenettelyillä saavutettaisiin noin 30 000 – 100 000 euron säästöt kuntaorganisaation koosta riippuen.
Digitalisaation mahdollisuudet avaavat luottamushenkilöille ja kuntalaisille uudenlaisia vuorovaikutuksen mahdollisuuksia. Tulevaisuudessa luottamustoimen hoitamista voidaan kehittää edelleen aktiiviseen toimimiseen kuntayhteisön verkostoissa. On mahdollista lisätä vuoropuhelua entistä enemmän päätösasioiden valmisteluvaiheessa ja rakentaa yhteisöllisyyttä tätä kautta. Osallistuminen aktiivisesti päätöksentekoon, kun se on mahdollista, lisää hallinnon läpinäkyvyyttä ja kuntalaisten luottamusta päätöksentekoon. Uuden menettelytavat ja digitaaliset ratkaisut haastavat niin kuntalaisia aktiiviseen osallistumiseen, mutta myös hallinnossa työskenteleviä. On turhaa siirtää totuttuja toimintatapoja sähköisiksi vain sähköistämisen vuoksi vaan pitää pystyä kehittämään toimintoja niin, että ne palvelevat ennen kaikkea kuntalaisten sujuvaa arkea.
Lähteet: Kuntaliiton verkkopalvelu, Opas kuntien sähköisiin kokouksiin ja sähköiseen päätöksentekomenettelyyn Valtiovarainministeriön julkaisuja 2019:6.
Seuraava Tiedätkö tämän -artikkeli käsittelee kokoustekniikkaa ja vuorovaikutusta kunnallisessa päätöksenteossa
Tiedätkö tämän -artikkelisarja tekee tutuksi kunta-alan päätöksenteon, sähköisen päätöksenteon ja sähköisen kokouksen lakien näkökulmasta käytännön toteutukseen. Kymmenen artikkelin sarjassa tutustutaan kunnalliseen päätöksentekoon ja kokoustamiseen sekä tarkastellaan päätöksentekoa sähköisessä toimintaympäristössä, pohditaan sähköisen päätöksenteon hyötyjä ja mahdollisuuksia niin kuntalaisille, luottamushenkilöille kuin kuntaorganisaatiollekin sekä tutustutaan sähköisen hallinnon hyviin käytäntöihin. Kirjoittaja Lilli Peltonen työskentelee hankepäällikkönä Kärkölän ja Iitin kuntien sekä Orimattilan kaupungin yhteishankkeessa “Päätöksenteon, kokousten ja tiedonhaun sähköistämisen valmennusohjelmassa” Valmennusohjelmasta voit lukea lisää hankesivuilta.
Artikkelit julkaistaan perjantaiaamuisin yhdeksältä viikosta 14/2021 alkaen ja ovat luettavissa Kärkölän kunnan kotisivujen blogissa.