Tiedätkö, että kunnallinen päätöksenteko on mahdollista perinteisesti kokouspaikalla tapahtuvassa kokouksessa tai sähköisessä toimintaympäristössä tapahtuvassa kokouksessa?
Tiedätkö, että päätöksenteko on mahdollista myös sähköisessä päätöksentekomenettelyssä, joka tapahtuu ennen toimielimen varsinaista kokousta sähköisessä toimintaympäristössä?
Digitalisaation tuomat mahdollisuudet ja toimintatavat kuntahallinnon työhön kehittyvät jatkuvasti. Lisäksi toimintaympäristön jatkuva muutos edellyttää tutustumaan ja ottamaan käyttöön sähköisiä työvälineitä myös päätöksentekoon.
Kuntalaissa on säädetty tavoista, joilla toimielin voi sille kuuluvista asioista päättää. Kuntalain § 98 mukaan toimielimelle kuuluvista asioista voidaan päättää
- varsinaisessa kokouksessa
- sähköisessä toimintaympäristossä tapahtuvassa kokouksessa (sähköisessä kokouksessa) tai
- sähköisesti ennen kokousta (sähköisessä päätöksentekomenettelyssä)
Jotta sähköiset kokous- ja päätöksentekomenettelyt ovat mahdollisia, tulee organisaation hallintosäännössä huomioida kyseessä olevat menettelytavat. Ilman hallintosääntöjen mahdollistamia kirjauksia sähköisiä toimintatapoja ei voida ottaa käyttöön.
Sähköinen päätöksentekomenettely on siis yksi mahdollisuus toteuttaa hallinnon digitalisaatiota. Sähköinen päätöksentekomenettely on ajasta ja paikasta riippumaton menettelytapa, joka tapahtuu suljetussa tietojärjestelmässä ennen toimielimen varsinaista kokousta.
Toimielimen käyttäessä sähköistä päätöksentekomenettelyä, on kokouskutsussa yksilöitävä ne päätösasiat, jotka ovat sähköisessä käsittelyssä. Kutsussa on myös mainittava, mihin mennessä asia on käsiteltävä sähköisesti. Asia on käsitelty onnistuneesti, kun kaikki toimielimen jäsenet ovat esittäneet kantansa asiaan ja käsittelyyn tarkoitettu määräaika on päättynyt. Sähköisessä päätöksentekomenettelyssä oleva asia siirtyy kokouksessa käsiteltäväksi, jos yksikin toimielimen jäsen sitä vaatii tai asiaa ei ole käsitelty määräaikaan mennessä.
Toimiakseen sähköinen päätöksenteko vaatii erillisen tietojärjestelmän, joten toimintamalliin siirtyminen vie valmisteluineen aikaa ja siihen tulee varautua muun muassa talousarviotasolla. Koska menettely tapahtuu suljetussa tietojärjestelmässä, sähköinen päätöksentekomenettely ei sovellu valtuuston päätöksentekomenettelyksi, sillä valtuuston kokoukset ovat pääsääntöisesti julkisia.
Muiden toimielinten kuin valtuuston kokoukset ovat julkisia vain, jos toimielin niin päättää eikä kokouksessa käsitellä asiaa tai asiakirjaa, joka on lailla säädetty salassa pidettäväksi. Sähköinen päätöksentekomenettely soveltuu näin ollen toimielinten päätöksentekoon.
Kunnan tulee huolehtia sähköisen päätöksentekomenettelyn tietoturvasta ja siitä, etteivät salassa pidettävät tiedot ole ulkopuolisen saatavissa. Erityisesti on kiinnitettävä huomiota salassa pidettävien tietojen käsittelyyn ja turvattava tietoturvallinen ympäristö dokumenteille ja keskusteluille. Lisäksi hallintosäännössä on annettava määräys siitä, miten kunta huolehtii, että sähköiseen kokoukseen ja sähköiseen päätöksentekomenettelyyn osallistumiseen tarvittavat tekniset välineet ja yhteydet ovat käytettävissä (Kuntalaki § 90).
Lähteet: Kuntalaki 410/2015, Kuntaliiton verkkopalvelu, Opas kuntien sähköisiin kokouksiin ja sähköiseen päätöksentekomenettelyyn Valtiovarainministeriön julkaisuja 2019:6.
Seuraava Tiedätkö tämän -artikkeli käsittelee kunnan sähköistä kokousta.
Tiedätkö tämän -artikkelisarja tekee tutuksi kunta-alan päätöksenteon, sähköisen päätöksenteon ja sähköisen kokouksen lakien näkökulmasta käytännön toteutukseen. Kymmenen artikkelin sarjassa tutustutaan kunnalliseen päätöksentekoon ja kokoustamiseen sekä tarkastellaan päätöksentekoa sähköisessä toimintaympäristössä, pohditaan sähköisen päätöksenteon hyötyjä ja mahdollisuuksia niin kuntalaisille, luottamushenkilöille kuin kuntaorganisaatiollekin sekä tutustutaan sähköisen hallinnon hyviin käytäntöihin. Kirjoittaja Lilli Peltonen työskentelee hankepäällikkönä Kärkölän ja Iitin kuntien sekä Orimattilan kaupungin yhteishankkeessa “Päätöksenteon, kokousten ja tiedonhaun sähköistämisen valmennusohjelmassa” Valmennusohjelmasta voit lukea lisää hankesivuilta.
Artikkelit julkaistaan perjantaiaamuisin yhdeksältä viikosta 14/2021 alkaen ja ovat luettavissa Kärkölän kunnan kotisivujen blogissa.